MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

PREAMBULO

 

La ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás reglamentarios, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene  por objeto  desarrollar  el derecho constitucional  que tienen  todas las personas a conocer, actualizar y rectificar  las Informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de la Fundación Volver A Empezar O.V., siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto,  el tratamiento  de datos realizado por la Fundación Volver A Empezar O.V.,  se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.

Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art 18 literal f de la referida ley, la Fundación Volver A Empezar O.V., adopta este manual interno  de  políticas y  procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás reglamentarios y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.

INTRODUCCION

 

La Fundación Volver A Empezar O.V es una entidad privada sin ánimo de lucro, con NIT: 900093027-1, con domicilio en Bogotá DC Calle 44 C # 52-25 Barrio la esmeralda, Constituida por escritura pública N° 0001643 del 2 de junio de 2006, inscrita en la cámara de comercio de Bogotá el día 04 de julio de 2006.

La Fundación Volver A Empezar O.V ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de las implicados  e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, Régimen de funcionamiento y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como Fundación tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

Lo anterior ha sido resuelto, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia y la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la  Protección  de  Datos Personales en Colombia.

La Fundación Volver A Empezar O.V es la Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente manual que contiene todos los elementos  esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Asimismo, el presente manual servirá como material educativo  para todos los sectores de interés  que sostengan algún tipo  de relación con la Fundación Volver A Empezar O.V, contribuyendo al correcto conocimiento del derecho fundamental a la protección de datos personales y puede ser utilizado en diferentes ámbitos de aplicación.

Los datos administrados o tratados por la Fundación Volver A Empezar O.V son de naturaleza pública, debido a que su tratamiento se realiza por mandato legal y en cumplimiento a una función pública con el fin de llevar a cabo el desarrollo de sus funciones de carácter privado. Por lo anterior, cabe destacar que la Fundación Volver A Empezar maneja unas bases de datos en las cuales se recolectan y almacenan datos de naturaleza pública, los cuales son recogidos principalmente por medio de las libranzas y acuerdo de donación firmados por todos los afiliados benefactores, contratos laborales y relaciones comerciales con otras entidades, existiendo así mismo otros medios de recolección de información, estás bases de datos se encuentra sujetas a todas y cada una de las obligaciones que dispone la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 así como las demás normas que reglamentan y  complementan adicionen o deroguen, en materia de Protección de Datos Personales.

 

 

CAPITULO I.  GENERALIDADES

 

 1.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las  políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicaran a la Fundación Volver A Empezar O.V.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos Personales realizado  en forma presencial, no presencial y/o virtual para la Vinculación a  cualquier servicio o beneficio de la Fundación Volver A Empezar O.V.

La Fundación Volver A Empezar O.V. se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar  en  un  tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y  la  estricta confidencialidad de los mismos.

1.2 DEFINICIONES

 

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 así como las demás normas que reglamentan y  complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia, lo que  contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y  las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el «dato personal» como     una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible, son considerados datos públicos, entre  otros,  los datos  relativos  al estado  civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.  Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

  • Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

  • Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

  • Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

  • Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación   política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

 

  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

  • Responsable del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro    o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como  la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • Consejo de Fundadores: Son las personas dentro de la Fundación Volver A Empezar O.V, que tiene como función la vigilancia, control de la aplicación de la Política de Protección de Datos   Personales, orientación y lineamientos.

1.3 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

La Fundación Volver A Empezar O.V aplicará los siguientes principios específicos que  se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento,  almacenamiento e Intercambio, de datos personales:

Acceso y Circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos operados por la Fundación Volver A Empezar O.V en el cumplimiento de sus funciones, están destinados a cumplir un objeto social y por lo tanto se garantizará su acceso, de conformidad con lo establecido en la Ley, sobre datos provenientes de otras  fuentes, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el titular o demás personas previstas en la Ley.

Confidencialidad: Atendiendo  la anterior  definición,  se garantiza la confidencialidad de los datos  dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información  durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

 

Finalidad: Legítima, Informada, temporal y material, La finalidad corresponde a las funciones públicas otorgadas legalmente a la Fundación Volver A Empezar O.V. Asimismo, la Fundación Volver A Empezar O.V tratará  datos de carácter personal cuando lo requiera para el desarrollo de sus funciones de carácter privado.

 

Legalidad: Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.

 

Libertad: La Fundación Volver A Empezar O.V garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

 

Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Transparencia: La Fundación Volver A Empezar O.V garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada con forme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que reglamenten y complementen.

 

Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

1.3.1. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA.

 

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento  sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por ley.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de la Fundación Volver A Empezar O.V  será de medio y no de resultado.

1.3.2. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las propias.

Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

1.3.3. PRINCIPIO DE FINALIDAD

 

El Tratamiento de datos personales que la Fundación Volver A Empezar O.V  realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio, y el Decreto 898 de 2002.

 

1.3.4. PRINCIPIO DE LEGALIDAD

 

El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

1.3.5. PRINCIPIO DE LIBERTAD

 

La Fundación Volver A Empezar O.V puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren   almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de uno de sus medios de procesamiento de información, o que si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, la Fundación Volver A Empezar O.V deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del titular al momento de tratar sus datos personales.

1.3.6. PRINCIPIO DE SEGURIDAD

 

La Fundación Volver A Empezar O.V como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1.3.7. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

 

La Fundación Volver A Empezar O.V garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de la Fundación, bajo los parámetros establecidos en  el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

1.3.8. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD

 

La  Fundación Volver A Empezar O.V garantiza que  la Información contenida  en las bases de datos que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.

La  veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de las libranzas y/o pagarés es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad la Fundación Volver A Empezar O.V frente a su calidad.

 

CAPITULO  II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

2.1 TRATAMIENTO

 

2.1.1 DATOS PÚBLICOS

 

La  Fundación Volver A Empezar O.V advierte que, trata sin previa autorización del titular los datos personales de naturaleza pública, esta situación no implica que no se adopten las medidas  necesarias  que  garanticen  el  cumplimiento  de  los otros principios  y obligaciones contempladas  en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de la Fundación Volver a Empezar O.V.

2.1.2 DATOS SENSIBLES

 

La Fundación Volver A Empezar O.V restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente Indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

La Fundación Volver A Empezar O.V utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

a. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente Incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

c. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial,

d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la Identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, la Fundación Volver A Empezar O.V cumple con las siguientes obligaciones:

a. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

b. Informar al titular de forma explicita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.

c. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

Así miso la Fundación Volver A Empezar O.V, se acoge a la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

a. Cuando el titular ha autorizado expresamente el tratamiento.

b. Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.

c. Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.

d. Cuando el tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.

e. El tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

f. El tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los titulares.

2.1.3 TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

 

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes esta próscrito excepto cuando   se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la  ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos.

a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado Involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente manual. De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos  de los menores deben ser  interpretados y aplicados de manera prevalente y, por  lo tanto, deben  ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

2.2 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

 

La Fundación Volver A Empezar O.V ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

 

2.2.1. BASES DE DATOS DE AFILIADOS

 

Son las bases de datos  manuales o automatizadas,  que se encuentran  estructuradas,  y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de benefactores, las cuales de  manera  voluntaria y en ejercicio de su derecho de afiliación, dispuesto  en  el  artículo  92  del  Código  de  Comercio  Colombiano,  adquieren   la calidad  de afiliados  con  el  fin  de  acceder  a derechos  y  prerrogativas que otorga esta condición. Lo  anterior, conforme al artículo 8 del Decreto 898 de 2002.

2.2.2. BASES DE DATOS DE EMPLEADOS

 

Son las bases de  datos  manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la Fundación Volver A Empezar O.V, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá  autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, la Fundación Volver A Empezar O.V dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

2.2.3. BASES DE DATOS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales  que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir  con las disposiciones contractuales estipuladas por la Fundación Volver A Empezar O.V, para la   adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos,  privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.

2.2.4. BASES DE DATOS DE FORMACIÓN EMPRESARIAL

 

Son las bases de datos manuales o sistematizados que contienen datos públicos y privados, que son requeridos con el fin de dar cumplimiento a las funciones asignadas legalmente conforme a lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 10 del Decreto 898 de 2002.

2.2.5. BASES DE DATOS CON INFORMACIÓN GENERAL

 

Son las bases de datos manuales o sistematizados que contengan información de carácter personal que no sea pública sensible ni de menores. Serán de carácter ocasional para el cumplimiento de finalidades específicas de la Fundación Volver A Empezar O.V. El tratamiento de  estos datos requerirá autorización previa e Información de las finalidades  de  su tratamiento bajo los formatos que para tal efecto defina la Fundación Volver A Empezar O.V.

CAPITULO   III.       PRERROGATIVAS Y DERECHOS  DE LOS  TITULARES

 

La Fundación Volver A Empezar O.V reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Fundación Volver A Empezar O.V en su condición de responsable del tratamiento.

b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a la Fundación Volver A Empezar O.V, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.

c. Recibir información por parte de la Fundación Volver A Empezar O.V, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Nota: Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal  de las personas naturales que se encuentren almacenados en los acuerdos de donación y/o libranzas, en el presente documento, en secciones posteriores, define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos.

 

CAPITULO IV. DEBERES DE LA FUNDACIÓN VOLVER A EMPEZAR O.V EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La Fundación Volver A Empezar O.V tiene  presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, la Fundación Volver A Empezar O.V hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

La Fundación Volver A Empezar O.V atenderá los deberes previstos para los Responsables y  Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas  las novedades  respecto  de  los datos  que  previamente   le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada Información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la Información de los titulares.

o. Cumplir las Instrucciones y requerimientos que Imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

 

La Fundación Volver A Empezar O.V garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier  fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún  después de finalizar sus relaciones contractuales con la Fundación Volver A Empezar O.V.

El Incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual Interno de trabajo y la legislación vigente.

 

CAPITULO  V.  POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

5.1 GENERLIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN

 

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Fundación Volver A Empezar O.V solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento especifico (formato,  formularla, otrosí, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informara mediante el mismo documento especifico o adjunto, la Fundación Volver A Empezar O.V Informará al titular de los datos lo siguiente:

a. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad especifica del mismo.

b. Los derechos que le asisten como titular.

c. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación en por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.

5.1.1 MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

 

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante  un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

La autorización será generada por la Fundación Volver A Empezar O.V y será  puesto a disposición del titular  con  antelación  y de  manera  previa  al tratamiento  de sus datos personales.

5.1.2 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

 

La Fundación Volver A Empezar O.V utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

5.1.3 CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

 

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

  • Datos de naturaleza pública.

  • Casos de urgencia médica o sanitaria.

  • Tratamiento de Información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

5.2 DEL DERECHO DE LOS TITULARES

 

5.2.1 DEL DERECHO DE ACCESO

 

La Fundación Volver A Empezar O.V garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la Identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados,  a través de cualquier medio de comunicación, Incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.

Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de  2013 y las demás normas que regulan esta materia.

5.2.2 DEL DERECHO DE CONSULTA

 

Los titulares de los datos personales podrán consultar la Información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de la Fundación Volver A Empezar O.V, En consecuencia, la Fundación Volver A Empezar O.V garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la  Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores  correspondientes a personas naturales, suministrando a los titulares de estos datos personales la Información contenida en cada una de las  bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de la Fundación Volver A Empezar O.V.

La Fundación Volver A Empezar O.V establecerá las medidas de autenticación que permiten Identificar de manera  segura al  titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

La Fundación Volver A Empezar O.V garantiza:

  • Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
  • Establecer formularlos, sistemas y otros métodos que se informaran en el aviso de privacidad;

  • Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término  antes señalado, se Informará al Interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

5.2.3 DEL DERECHO A RECLAMAR

 

El titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la Información contenida o almacenada en una base de datos que no corresponda a los registros de la Fundación Volver A Empezar O.V, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto Incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento  de la Fundación Volver A Empezar O.V.

La Fundación Volver A Empezar O.V cuenta  con las medidas  de autenticación  necesarias que permiten Identificar de manera segura al titular  de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar  el titular,  teniendo  en cuenta la Información señalada en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo,  para que subsane  las fallas o errores.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del  reclamo.

En caso de recibido reclamo que no sea competencia de la Fundación Volver A Empezar O.V  para  resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Interesado.

Una vez la Fundación Volver A Empezar O.V haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo  en trámite»  y el motivo  del mismo,  en un término  no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.  El término  máximo  para resolver  la reclamación es de quince  (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Fundación Volver A Empezar O.V Informará al Interesado los motivos de la demora y la fecha en que’ se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2.4 DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

 

La Fundación Volver A Empezar O.V se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, la Fundación Volver A Empezar O.V tendrá en cuenta lo siguiente:

a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe Indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b. La Fundación Volver A Empezar O.V, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que la Fundación Volver A Empezar O.V considere pertinentes y seguros.

c. La Fundación Volver A Empezar O.V, podrá establecer formularlos, formatos,  sistemas y otros métodos, que serán Informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los Interesados en la página web u oficinas de la Fundación Volver A Empezar O.V.

5.2.5 DEL DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS

 

El titular de datos personales,  tiene el derecho en todo momento, a solicitar a la Fundación Volver A Empezar O.V, la supresión (eliminación) de sus datos personales, para ello, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:

a. Que los mismos no estén siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.

b. Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

Esta supresión  implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos  realizados por la Fundación Volver A Empezar O.V.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y la Fundación Volver A Empezar O.V como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual  de permanecer en la base de datos.

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la Investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del Interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

5.2.6 DEL DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

 

Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre  y cuando, no lo impida  una disposición legal o contractual. Para ello, la Fundación Volver A Empezar O.V, ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.

En los casos que sean posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

a. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que la Fundación Volver A Empezar O.V. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.

b. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado.

En este caso, la Fundación Volver A Empezar O.V, deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y la Fundación Volver A Empezar O.V, como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercido del mismo cuando:

a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los Intereses jurídicamente tutelados  del titular; para realizar una acción en función del Interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

5.2.7 PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS

 

En los contratos laborales, la Fundación Volver A Empezar O.V, ha Incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, datos  personales del titular correspondientes a personas naturales. También ha Incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales la Fundación Volver A Empezar O.V, tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas terceras  realizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente manual y de  su ubicación en el sitio web Institucional, para su debida consulta.

En los contratos de prestación de servicios externos cuando el contratista requiera de datos personales, la Fundación Volver A Empezar O.V le suministrará dicha Información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular de los datos personales para esta transferencia, quedando  excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, dado que en estos casos, los terceros son encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán  cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por la Fundación Volver A Empezar O.V, y delimitan de manera precisa el uso que  estos terceros  le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la  confidencialidad, integridad y disponibilidad de la Información de carácter personal encargada para su tratamiento.

Por su parte, la Fundación Volver A Empezar O.V, al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

5.2.8 TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES

 

En los casos en que la Fundación Volver A Empezar O.V en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser la de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:

a. La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC.

b. Se considera una transferencia Internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto  si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto  la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.

c. Asimismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias Internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.

d. La transferencia Internacional  de datos  se podrá realizar  mediante  solicitud  de  la Fundación Volver A Empezar O.V, estableciendo la finalidad, los colectivos de Interesados o titulares  de la Información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que Incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que  van a ser adoptadas, tanto  por  la  Fundación Volver A Empezar O.V, como por  el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.

e. La Fundación Volver A Empezar O.V, no solicitará  la autorización cuando la transferencia  internacional  de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario. Un ejemplo de ello, es el consentimiento  del afectado a la transferencia,  la transferencia  es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria.

5.2.9  REGLAS GENERALES APLICABLES

 

La Fundación Volver A Empezar O.V, ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e Información personal.

a. la Fundación Volver A Empezar O.V, obtendrá y utilizará los datos personales  que en efecto  se  requieran  para  el desarrollo  de su objeto,  para  cumplir con sus deberes legales y para atender  en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.

b. La Fundación Volver A Empezar O.V, utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.

c. Tales datos personales corresponderán a los de sus benefactores, beneficiarios, colaboradores, proveedores, administradores, contratistas, aliados y en general  a los de todas aquellas personas naturales  con las que  la  Fundación Volver A Empezar O.V, se  relaciona  para  el cumplimiento pleno de su objeto.

d. La Fundación Volver A Empezar O.V, obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien por que el titular  del dato la autoriza expresamente para el efecto.

e. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales;

  • La Fundación Volver A Empezar O.V Informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.

  • La autorización se obtendrá en forma   previa  al tratamiento   de  los datos personales y en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal Información.

  • La autorización podrá  darse a  través de  cualquier  medio  que  permita  su adecuada conservación, así como su consulta posterior.

f. La Fundación Volver A Empezar O.V, implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.

g. En los eventos  en que la  Fundación Volver A Empezar O.V, requiera utilizar datos personales  para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente  a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con la Fundación Volver A Empezar O.V, se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. La Fundación Volver A Empezar O.V, no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme   al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte el titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con la Fundación Volver A Empezar O.V.

h. La Fundación Volver A Empezar O.V ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita compartir la Información con la Fundación Volver A Empezar O.V o estar amparado en la ley para ello.

i. En los casos en los que la Fundación Volver A Empezar O.V, contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento no se requería la autorización previa del mismo, la Fundación Volver A Empezar O.V, deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en el cual le Informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.

j. En el tratamiento de datos de menores de edad, la Fundación Volver A Empezar O.V, tendrá en cuenta el Interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos.

Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, la Fundación Volver A Empezar O.V verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.

k. En el evento en  que  la información  recopilada  corresponda  a  Datos  Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, la Fundación Volver A Empezar O.V debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha Información.

l. La Fundación Volver A Empezar O.V, no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser Indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de la Fundación Volver A Empezar O.V y/o del titular.

m. La Fundación Volver A Empezar O.V velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.

n. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La Información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los colaboradores autorizados por la Fundación Volver A Empezar O.V para ello.

o. Es responsabilidad de todos los colaboradores de la Fundación Volver A Empezar O.V velar por la confidencialidad y seguridad de dicha Información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.

p. El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por este en relación con el tratamiento.

q. La Fundación Volver A Empezar O.V, Informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.

r. La Fundación Volver A Empezar O.V, conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el periodo que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de la Fundación Volver A Empezar O.V.

s. Sin perjuicio de lo anterior, el periodo mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con ésta o a aquel que sea requerido para que la Fundación Volver A Empezar O.V, cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.

t. La Fundación Volver A Empezar O.V, velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.

u. La Fundación Volver A Empezar O.V, Incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.

v. Igualmente, los procedimientos previstos por la Fundación Volver A Empezar O.V preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.

w. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. La Fundación Volver A Empezar O.V velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.

x. Adicionalmente, en los procedimientos internos la Fundación Volver A Empezar O.V, adoptará medidas de seguridad con el fin de:

  • evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos  personales, lo cual  Implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia;

  • prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación  restringida  de  dicha información;

  • Incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte Integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información, y Es responsabilidad de la Administración la implementación de estas políticas.

CAPITULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

 

6.1 GENERALIDADES

 

  • Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido al siguiente correo electrónico contacto@fva.org, adjuntando fotocopia del documento  de identidad  del  Titular Interesado o cualquier  otro documento equivalente que acredite su Identidad y titularidad conforme a Derecho.

  • Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el titular. No obstante, el titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le Imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante  legal o apoderado  acredite tal condición.

  • Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, La Fundación Volver A Empezar O.V ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.

  • Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás  normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de la Fundación Volver A Empezar O.V, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales. (Superintendencia de Industria y Comercio delegatura de Protección de  Datos Personales) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

6.2 PROCEDIMIENTOS

 

6.2.1 CONSULTAS

 

Requisitos para la atención de Consultas.

a. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de Identificación, dirección de contacto  (Física o  Electrónica)  y  teléfono   para  efectos  de  notificación;   para  el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado  por  la  Fundación Volver A Empezar O.V.  contacto@fvae.org  adjuntando la Información anteriormente relacionada.

c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado  o apoderado  podrá radicar la consulta  en cualquiera  de las sedes de la Fundación Volver a  Empezar O.V, adjuntando la información anteriormente  relacionada.

D. La persona Interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; la Fundación Volver A Empezar O.V, atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

TÉRMINOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS.

 

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término  máximo de diez (10) días hábiles contados a partir  de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término  antes señalado, se Informará al Interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2.2 RECLAMOS

 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto Incumplimiento  de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad  sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la Información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:

a. Si el reclamo estuviese Incompleto, el titular lo puede completar  dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la Información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

b. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e Informará de la situación al Interesado.

c. Una vez recibido el reclamo completo, se Incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Así mismo el titular de la Información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por la Fundación Volver A Empezar O.V. Al respecto la Fundación tendrá en cuenta lo siguiente:

a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe Indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b. La Fundación Volver A Empezar O.V, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos.

En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que la Fundación Volver A Empezar O.V considere pertinentes.

c. La Fundación Volver A Empezar O.V, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán Informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los Interesados en la página web.

d. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada.

El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Fundación Volver A Empezar O.V, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la Información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados.

Requisitos para la atención de Reclamos, Rectificaciones, Actualización o Supresión de datos.

a. El reclamo se formulara mediante solicitud escrita dirigida a la Fundación Volver A Empezar O.V y la comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de Identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, así mismo debe venir acompañada del formato de reclamación de tratamiento de datos personales; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación,  si es el caso.

b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o  apoderado  podrá  formular la  reclamación por medio del correo electrónico destinado por la Fundación Volver A Empezar O.V adjuntando la Información anteriormente relacionada.

c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la sede de la Fundación Volver A Empezar O.V adjuntando la información anteriormente relacionada.

d. La persona Interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar él envió y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; la Fundación Volver A Empezar O.V atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

TÉRMINOS PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS.

 

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se Informará al Interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles  siguientes al vencimiento del primer término.

6.2.3 REVOCAR AUTORIZACIÓN

 

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento  de éstos siempre y cuando no lo Impida una disposición legal o contractual. Para ello, la Fundación Volver A Empezar O.V deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular  revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Fundación Volver A Empezar O.V deba dejar de tratar  por completo los datos del titular;  la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento  determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto  es, la revocación parcial  del  consentimiento,  se mantienen  a salvo  otros  fines  del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones.

a. La comunicación  sea física o  electrónica  debe  contener  como  mínimo  fecha de solicitud, fotocopia  del documento  de Identificación,  dirección de contacto  (física o Electrónica) y teléfono  para efectos de notificación;  para el representante del ‘titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular  la consulta por medio del correo electrónico destinado por la Fundación Volver A Empezar O.V, para la atención en este aspecto el cual es contacto@fvae.orgy para lo cual deben de adjuntar la Información anteriormente relacionada.

c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado  podrá radicar la consulta  en la sede de la Fundación Volver A Empezar O.V adjuntando la Información anteriormente relacionada.

d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; la Fundación Volver A Empezar O.V atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

TÉRMINOS PARA LA ATENCIÓN DE REVOCATORIAS.

 

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se Informará al Interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en  ningún caso podrá  superar los ocho (8)  días hábiles siguientes  al vencimiento del primer término.

CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA FUNDACIÓN VOLVER A EMPEZAR O.V

 

7.1 RESPONSABLES

La Fundación Volver A Empezar O.V designa como responsable del tratamiento de datos personales al departamento de atención al usuario, o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento,  dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales; y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad  vigente sobre protección de datos personales

En el evento en que usted considere que la Fundación Volver A Empezar O.V dio un uso contrario  al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida  a  la Oficina de Protección de Datos Personales de la  Fundación Volver A Empezar O.V.

Dirección oficinas: Calle 44 C # 52 -25 Barrio la Esmeralda Bogotá DC., Protección de Datos Personales, Correo electrónico:  contacto@funvolveraempezarov.com

7.2 ENCARGADOS

 

La Fundación Volver A Empezar O.V como organización y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las  distintas dependencias actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales.

La Fundación Volver A Empezar O.V distingue entre encargado Interno y encargado externo, para tal efecto los encargados Internos son empleados de la Fundación Volver A Empezar O.V mientras que los externos son personas naturales o Jurídicas que tratan datos que la Fundación Volver A Empezar O.V les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, contratistas, empresas de tercerización).

7.2.1 ENCARGADOS INTERNOS

7.2.2 ENCARGADOS EXTERNOS

 

Empresas que llevan a cabo procesos de tercerizados.

Consultores

Proveedores

Otros.

 

CAPITULO  VIII. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA

8.1 MARCO LEGAL

 

El presente Manual Políticas y Procedimientos de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos:

  • Constitución Política de Colombia.

  • Ley 1581 de 2012, Ley 1273 de 209, Ley 1266 de 2008.

  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 29S2 de 2010. y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013.

  • Decreto 886 de 2014.

  • Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008. y C·748 del 2011.

  • Avisos de privacidad.

  • Reglamento Interno de Trabajo.

8.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO

 

Si tiene  alguna pregunta  sobre esta política comuníquese con la Fundación Volver A Empezar O.V o envíe su consulta directamente o través de los siguientes canales de comunicación: Conmutador: 3242028 extensión 112; mediante comunicación escrita a través del correo electrónico: contacto@fvae.org o  personalmente  en  la Oficina  de  Protección  de  Datos Personales de la Fundación Volver A Empezar O.V. Dirección oficinas: Calle 44 C # 52 -25 Barrio la Esmeralda Bogotá DC.

8.3 VIGENCIA

 

El presente Manual rige a partir de su fecha de publicación en la página WEB de esta entidad.

Actualizaciones de la política: la Fundación Volver A Empezar O.V podrá modificar los términos y  condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen,  modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicara el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: www.fvae.org.